Transparenzregister: die Mitteilungsfiktion gibt es nicht mehr

Bis Juli 2021 galt eine Erleichterung, die viele Gesellschaften bis heute im Kopf haben: Standen die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten bereits im Handelsregister, galt die Mitteilung an das Transparenzregister als erfüllt. Diese Mitteilungsfiktion ist ersatzlos entfallen. Seit dem 1. August 2021 führt Deutschland ein Vollregister, und die Übergangsfristen sind längst abgelaufen. Wer sich weiter auf die Fiktion verlässt, hat keine Erleichterung, sondern eine offene Pflicht.

Was sich am 1. August 2021 geändert hat

Das Transparenzregister war ursprünglich als Auffangregister angelegt. § 20 Abs. 2 GwG in der bis zum 31. Juli 2021 geltenden Fassung ordnete an, dass die Mitteilungspflicht als erfüllt gilt, wenn sich die Angaben bereits aus anderen öffentlichen Registern ergeben, etwa aus der Gesellschafterliste im Handelsregister.

Mit dem Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz ist diese Fiktion gestrichen worden. Seither ist das Transparenzregister ein Vollregister: Jede juristische Person des Privatrechts und jede eingetragene Personengesellschaft teilt ihre wirtschaftlich Berechtigten selbst mit, unabhängig davon, was in anderen Registern steht.

Die Mitteilungspflicht steht in § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG. Sie ist unbedingt formuliert und kennt keinen Vorbehalt zugunsten anderer Register. Der heutige § 20 Abs. 2 GwG regelt etwas ganz anderes, nämlich Mitteilungen nicht eingetragener Vereinigungen über Bezeichnungs- und Sitzänderungen, Verschmelzung, Auflösung und Rechtsformwechsel.

Die Übergangsfristen sind abgelaufen

Für Gesellschaften, deren Mitteilungspflicht am 31. Juli 2021 noch als erfüllt galt, hat der Gesetzgeber gestaffelte Nachmeldefristen gesetzt (§ 59 Abs. 8 GwG). Sie sind sämtlich verstrichen.

Ergänzend hat § 59 Abs. 9 GwG die Bußgeldbewehrung für die betroffenen Gesellschaften vorübergehend ausgesetzt. Auch dieser Schonzeitraum endete spätestens am 31. Dezember 2023. Eine unterlassene Mitteilung ist heute in vollem Umfang bußgeldbewehrt.

Was „Auffangtatbestand“ heute wirklich meint

Der Begriff wird häufig für die alte Registerfiktion verwendet. Das ist eine Verwechslung. Gemeint ist der fiktive wirtschaftlich Berechtigte nach § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG, und der ist keine Erleichterung, sondern eine Auffangregel für die Frage, wen Sie melden.

Wirtschaftlich Berechtigter ist zunächst die natürliche Person, die mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (§ 3 Abs. 2 Satz 1 GwG). Lässt sich nach umfassender Prüfung keine solche Person feststellen, gelten der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner als wirtschaftlich Berechtigte.

• Kein Auffangtatbestand: Zwei Gesellschafter halten je 50 Prozent. Beide sind zu melden.
• Kein Auffangtatbestand: Vier Gesellschafter halten je 25 Prozent. Die Schwelle verlangt mehr als 25 Prozent, hier greift die Auffangregel, sofern auch keine Kontrolle auf andere Weise besteht.
• Auffangtatbestand: Breit gestreute Anteile ohne beherrschende Person. Gemeldet wird die Geschäftsführung.

Zu melden sind in jedem Fall Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie alle Staatsangehörigkeiten (§ 19 Abs. 1 GwG).

Wann Sie melden müssen und was es kostet, es nicht zu tun

§ 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verlangt die Mitteilung unverzüglich. Eine feste Tageszahl nennt das Gesetz nicht; unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern. Anlass ist jede Änderung der wirtschaftlich Berechtigten, insbesondere ein Gesellschafterwechsel, eine Anteilsübertragung oder eine Änderung der Stimmrechtsverhältnisse.

Eine unterlassene, unrichtige, unvollständige oder verspätete Mitteilung ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 56 Abs. 1 Nr. 55 GwG. Der Rahmen beträgt bei vorsätzlicher Begehung bis zu 150.000 Euro, bei leichtfertiger Begehung bis zu 100.000 Euro. Das sind Höchstbeträge, keine Regelbußen.

Wie der Ablauf nach einem Notartermin praktisch aussieht, steht in Gesellschafterwechsel: die zwei Register, die Sie aktualisieren müssen.

Warum die Erleichterung so hartnäckig weiterlebt

Die Fiktion war fünf Jahre lang geltendes Recht und stand in dieser Zeit in Merkblättern, Mandantenrundschreiben und Softwaretexten. Vieles davon ist nie nachgezogen worden. Wer heute nach „Transparenzregister Handelsregister genügt“ sucht, findet weiterhin Seiten, die den Stand von 2020 beschreiben.

Der zweite Grund ist die Erfahrung im Betrieb: Wer 2019 eine GmbH gegründet und nie etwas gemeldet hat, hatte damit jahrelang recht. Es gab keinen Bescheid und keine Rückfrage, weil es nichts zu beanstanden gab. Dass sich die Rechtslage darunter geändert hat, merkt man ohne Anlass nicht.

RegisterRadar setzt genau hier an: Die Offenlegungsfrist ergibt sich aus dem Bilanzstichtag, und eine erfasste Gesellschafter- oder Geschäftsführeränderung erzeugt eine Warnung mit dem Hinweis auf § 20 Abs. 1 GwG. Die Meldung selbst nehmen Sie vor; die App sorgt dafür, dass der Anlass nicht untergeht.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn die Gesellschafterliste im Handelsregister aktuell ist?

Nein. Seit dem 1. August 2021 gibt es keine Mitteilungsfiktion mehr. § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verlangt die Mitteilung an das Transparenzregister unabhängig davon, was im Handelsregister steht. Eine aktuelle Gesellschafterliste erleichtert nur das Zusammenstellen der Angaben.

Wir haben seit 2021 nie gemeldet, was jetzt?

Die Mitteilung nachholen. Die Nachmeldefristen des § 59 Abs. 8 GwG endeten je nach Rechtsform zwischen dem 31. März und dem 31. Dezember 2022, die Aussetzung der Bußgeldbewehrung nach § 59 Abs. 9 GwG spätestens am 31. Dezember 2023. Eine verspätete Meldung ist besser als keine.

Wie hoch ist das Bußgeld bei fehlender Meldung?

Der Rahmen des § 56 Abs. 1 Nr. 55 GwG reicht bei vorsätzlicher Begehung bis 150.000 Euro und bei leichtfertiger Begehung bis 100.000 Euro. Das sind Höchstbeträge; die tatsächliche Höhe richtet sich nach dem Einzelfall.

Was ist der Auffangtatbestand im Transparenzregister?

Der fiktive wirtschaftlich Berechtigte nach § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG. Lässt sich keine natürliche Person mit mehr als 25 Prozent der Anteile oder Stimmrechte und auch keine Kontrolle auf andere Weise feststellen, melden Sie den gesetzlichen Vertreter, geschäftsführenden Gesellschafter oder Partner. Der Begriff hat nichts mit der früheren Registerfiktion zu tun.

Wie schnell muss nach einem Gesellschafterwechsel gemeldet werden?

Unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 20 Abs. 1 Satz 1 GwG). Eine feste Tageszahl nennt das Gesetz nicht. Praktisch bedeutet das: im selben Arbeitsgang wie die Handelsregisteranmeldung, nicht erst zum nächsten Jahresabschluss.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.