Gesellschafterwechsel: die zwei Register, die Sie jetzt aktualisieren müssen

Der Notartermin ist durch, die Anteile sind übertragen. Fertig ist der Vorgang damit nicht. Ein Gesellschafterwechsel berührt zwei Register, und nur eines davon bedient der Notar: Die Gesellschafterliste geht an das Handelsregister, die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten meldet die Gesellschaft selbst an das Transparenzregister. Wer nur den ersten Weg geht, hält die zweite Pflicht für erledigt und liegt falsch.

Zwei Register, zwei Zuständigkeiten

Die beiden Register verfolgen unterschiedliche Zwecke. Das Handelsregister bildet die rechtlichen Verhältnisse der Gesellschaft ab, das Transparenzregister die natürlichen Personen dahinter. Deshalb genügt es nicht, eines von beiden auf den aktuellen Stand zu bringen.

Der Unterschied ist der Knackpunkt. Beim Handelsregister läuft der Vorgang weitgehend von allein, weil der Notar ihn im Anschluss an die Beurkundung anstößt. Beim Transparenzregister stößt ihn niemand an. Die Pflicht entsteht trotzdem, und sie entsteht sofort.

Beide Pflichten haben denselben Auslöser, aber getrennte Adressaten und getrennte Wege. Sie erfüllen die eine nicht dadurch, dass Sie die andere erfüllen.

Das Handelsregister: die Gesellschafterliste

Die Abtretung eines Geschäftsanteils braucht einen in notarieller Form geschlossenen Vertrag (§ 15 Abs. 3 GmbHG); dasselbe gilt für die Verpflichtung dazu (§ 15 Abs. 4 GmbHG). Der Notar ist bei einer GmbH oder UG also ohnehin im Spiel.

Danach greift § 40 GmbHG. Nach Absatz 1 Satz 1 haben die Geschäftsführer unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder im Umfang ihrer Beteiligung eine neue Liste zum Handelsregister einzureichen. Hat ein Notar an den Veränderungen mitgewirkt, erstellt und reicht er die Liste ein und bescheinigt, dass die geänderten Eintragungen den Veränderungen entsprechen und die übrigen Angaben mit der zuletzt aufgenommenen Liste übereinstimmen (§ 40 Abs. 2 GmbHG).

Dieser Teil geht in der Praxis selten schief, weil er im Termin mitgeplant wird. Er erzeugt aber ein falsches Gefühl von Vollständigkeit: Das Handelsregister ist erledigt, der Vorgang deswegen noch nicht.

Die Liste hat für den Erwerber handfeste Bedeutung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt als Inhaber eines Geschäftsanteils nur, wer in der im Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste eingetragen ist (§ 16 Abs. 1 GmbHG). Bis dahin kann der Erwerber seine Gesellschafterrechte gegenüber der Gesellschaft nicht ausüben.

Für die Geschäftsführer hängt an der Einreichung eine eigene Haftung: Wer die Pflicht aus § 40 GmbHG verletzt, haftet denjenigen, deren Beteiligung sich geändert hat, und den Gläubigern der Gesellschaft als Gesamtschuldner für den daraus entstandenen Schaden (§ 40 Abs. 3 GmbHG).

Das Transparenzregister: Ihre eigene Meldung

§ 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verpflichtet juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften, die Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung mitzuteilen. Die Vorschrift ist unbedingt formuliert und kennt keinen Vorbehalt zugunsten des Handelsregisters.

Eine Erleichterung, nach der Angaben aus dem Handelsregister als übertragen gelten, gibt es seit dem 1. August 2021 nicht mehr. Warum dieser Irrtum so hartnäckig weiterlebt und was der Begriff Auffangtatbestand heute wirklich meint, steht in Transparenzregister: die Mitteilungsfiktion gibt es nicht mehr.

Wirtschaftlich Berechtigter ist die natürliche Person, die mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (§ 3 Abs. 2 Satz 1 GwG). Lässt sich nach umfassender Prüfung keine solche Person feststellen, gilt der gesetzliche Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder Partner als wirtschaftlich Berechtigter (§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG).

Die Meldekette: was Anteilseigner der Gesellschaft schulden

Die Gesellschaft kann nur melden, was sie weiß. Deshalb verpflichtet das Gesetz die Beteiligten zur Zulieferung. Wirtschaftlich Berechtigte teilen der Vereinigung die notwendigen Angaben mit und melden jede Änderung unverzüglich (§ 20 Abs. 3 Satz 1 GwG). Dieselbe Pflicht trifft Anteilseigner, die selbst wirtschaftlich Berechtigte sind oder von einem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden (§ 20 Abs. 3 Satz 2 GwG).

Kommt nichts an, muss die Gesellschaft selbst nachfassen. Nach § 20 Abs. 3a GwG hat sie von ihren Anteilseignern, soweit sie ihr bekannt sind, in angemessenem Umfang Auskunft zu den wirtschaftlich Berechtigten zu verlangen. Die Anteilseigner müssen innerhalb angemessener Frist antworten. Auskunftsersuchen und eingeholte Informationen sind zu dokumentieren.

Für den Gesellschafterwechsel ist § 20 Abs. 3b GwG die passgenaue Regel: Erkennt ein Anteilseigner, dass sich der wirtschaftlich Berechtigte der Vereinigung geändert hat, muss er das der Vereinigung innerhalb angemessener Frist mitteilen sowie die Mitteilung dokumentieren und aufbewahren. Das entfällt nur, wenn die Angaben zum neuen wirtschaftlich Berechtigten bereits über das Transparenzregister zugänglich sind oder der Anteilseigner positiv weiß, dass die Vereinigung ihn schon kennt.

Praktisch gehört diese Zulieferung in den Anteilskaufvertrag oder in eine Mail unmittelbar nach dem Termin. Wer erst beim nächsten Jahresabschluss nachfragt, hat die Frist längst verstreichen lassen.

Was passiert, wenn die zweite Meldung ausbleibt

Wer entgegen § 20 Abs. 1 GwG die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten nicht einholt, nicht richtig aufbewahrt, nicht auf aktuellem Stand hält oder nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig mitteilt, begeht eine Ordnungswidrigkeit (§ 56 Abs. 1 Nr. 55 GwG).

Der Rahmen des § 56 Abs. 2 GwG reicht bei vorsätzlicher Begehung bis zu 150.000 Euro und bei leichtfertiger Begehung bis zu 100.000 Euro. Das sind Höchstbeträge, keine Regelbußen; die Höhe im Einzelfall richtet sich nach den Umständen.

Auf Übergangsregeln lässt sich nichts mehr stützen. Die Nachmeldefristen des § 59 Abs. 8 GwG endeten je nach Rechtsform am 31. März 2022 (Aktiengesellschaft, SE, Kommanditgesellschaft auf Aktien), am 30. Juni 2022 (GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft, Partnerschaftsgesellschaft) und am 31. Dezember 2022 in allen übrigen Fällen. Die Aussetzung der Bußgeldbewehrung nach § 59 Abs. 9 GwG lief in derselben Staffelung ein Jahr später aus, für die GmbH also am 30. Juni 2023.

• „Der Notar hat alles gemacht.“ Beurkundung und Gesellschafterliste ja, die Mitteilung an das Transparenzregister nein.
• Nur den Zugang melden. Fällt eine Person unter die Schwelle von 25 Prozent, ist auch das eine Änderung, die auf den aktuellen Stand gehört.
• Auf die Aufnahme der Liste warten. Die Mitteilungspflicht hängt nicht an der Aufnahme im Handelsregister. Sie ist unverzüglich zu erfüllen.
• Nichts dokumentieren. Ob unverzüglich gehandelt wurde, entscheidet sich später an Belegen, nicht an Erinnerungen.

Ein Wechsel mit Zahlen: aus 50/50 wird 50/30/20

Eine GmbH hat zwei Gesellschafter mit je 50 Prozent, A und B. Am 12. März überträgt B einen Teilgeschäftsanteil von 30 Prozentpunkten an C. Danach halten A 50 Prozent, C 30 Prozent und B 20 Prozent.

Vor dem Wechsel waren A und B wirtschaftlich Berechtigte, beide mit mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile. Danach sind es A und C. B fällt unter die Schwelle. Zu melden sind also zwei Änderungen und nicht eine: der neue wirtschaftlich Berechtigte C und der Wegfall bei B. Genau die zweite wird regelmäßig übersehen, weil sie sich nicht wie ein Ereignis anfühlt.

Der Notar beurkundet die Abtretung und reicht anschließend die geänderte Gesellschafterliste ein. Die Mitteilung an das Transparenzregister gehört in dieselbe Woche, nicht in den nächsten Quartalsabschluss. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern; das Warten auf die Aufnahme der Liste ist kein tragfähiger Grund für eine Verzögerung.

RegisterRadar hält den zweiten Schritt fest. Sie hinterlegen die Gesellschaft mit Rechtsform, Größenklasse und Bilanzstichtag und setzen den Haken bei einer Gesellschafter- oder Geschäftsführeränderung. Daraus erzeugt die App eine Warnung mit der Fundstelle § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG. Eine Registerabfrage führt sie nicht durch, und einen Meldeweg in das Transparenzregister hat sie nicht: Die Mitteilung reichen Sie selbst ein. Die App sorgt dafür, dass der Anlass zwischen Notartermin und Jahresabschluss nicht verschwindet.

Häufige Fragen

Meldet der Notar den Gesellschafterwechsel ans Transparenzregister?

Nein. Der Notar erstellt und reicht die geänderte Gesellschafterliste zum Handelsregister ein, wenn er an der Abtretung mitgewirkt hat (§ 40 Abs. 2 GmbHG). Die Mitteilung an das Transparenzregister trifft nach § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG die Gesellschaft selbst. Wer sie dem Notar übertragen möchte, muss das gesondert vereinbaren.

Reicht es, wenn die Gesellschafterliste im Handelsregister aktuell ist?

Nein. Seit dem 1. August 2021 gibt es keine Mitteilungsfiktion zugunsten des Handelsregisters mehr. § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verlangt die Mitteilung an das Transparenzregister unabhängig davon, was in anderen Registern steht. Eine aktuelle Gesellschafterliste erleichtert nur das Zusammenstellen der Angaben.

Wie schnell muss nach einem Gesellschafterwechsel gemeldet werden?

Unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 20 Abs. 1 Satz 1 GwG). Eine feste Tageszahl nennt das Gesetz nicht. Auf die Aufnahme der Gesellschafterliste im Handelsregister müssen Sie nicht warten, denn die beiden Pflichten laufen nebeneinander.

Muss der neue Gesellschafter selbst etwas tun?

Ja. Anteilseigner, die wirtschaftlich Berechtigte sind oder von einem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden, müssen der Gesellschaft die notwendigen Angaben und jede Änderung unverzüglich mitteilen (§ 20 Abs. 3 Satz 2 GwG). Erkennt ein Anteilseigner, dass sich der wirtschaftlich Berechtigte geändert hat, gilt § 20 Abs. 3b GwG mit einer angemessenen Frist und einer Dokumentationspflicht.

Muss auch ein Geschäftsführerwechsel ans Transparenzregister gemeldet werden?

Nur dann, wenn er die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten ändert. Das ist regelmäßig der Fall, wenn die Gesellschaft keine natürliche Person mit mehr als 25 Prozent hat und deshalb den gesetzlichen Vertreter oder geschäftsführenden Gesellschafter meldet (§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG). Dann wechselt mit der Geschäftsführung auch die gemeldete Person.

Was droht, wenn die Meldung ausbleibt?

Eine unterlassene, unrichtige, unvollständige oder verspätete Mitteilung ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 56 Abs. 1 Nr. 55 GwG. Der Rahmen des § 56 Abs. 2 GwG reicht bei vorsätzlicher Begehung bis 150.000 Euro und bei leichtfertiger Begehung bis 100.000 Euro. Das sind Höchstbeträge, keine Regelbußen.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.