Die Mitteilungsfiktion gibt es seit 2021 nicht mehr

In vielen Kanzleiordnern und in noch mehr Ratgebertexten steht ein Satz, der seit Jahren falsch ist: Solange die Gesellschafter im Handelsregister eingetragen sind, gelten die Angaben als an das Transparenzregister übermittelt. Diese Mitteilungsfiktion stand in § 20 Abs. 2 GwG in der alten Fassung. Sie ist zum 01.08.2021 ersatzlos entfallen. Seitdem führt Deutschland ein Vollregister, und jede eintragungspflichtige Vereinigung muss selbst melden. Dieser Beitrag zeigt, was heute gilt, welche Angaben verlangt sind und warum die Nachmeldefristen kein Argument mehr sind.

Was die Fiktion war und warum sie weg ist

Bis Ende Juli 2021 war das Transparenzregister ein Auffangregister. Wer seine wirtschaftlich Berechtigten bereits aus dem Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- oder Vereinsregister ablesbar machte, musste nichts gesondert melden. Diese Erleichterung war die Mitteilungsfiktion des § 20 Abs. 2 GwG in der alten Fassung.

Mit dem Übergang zum Vollregister ist sie ersatzlos gestrichen worden. Das Transparenzregister enthält seitdem eigene Eintragungen und verweist nicht mehr auf andere Register. Für die Praxis heißt das: Die Frage „Steht es im Handelsregister?“ ist für die Meldepflicht ohne Bedeutung geworden.

Ein zweiter Begriff wird regelmäßig danebengestellt und meint etwas völlig anderes. „Auffangtatbestand“ ist der Fachbegriff für den fiktiven wirtschaftlich Berechtigten nach § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG: Hält keine natürliche Person mehr als 25 Prozent, gilt der gesetzliche Vertreter als wirtschaftlich Berechtigter. Das ist eine Regel zur Bestimmung der Person, keine Befreiung von der Meldung. Die Einzelheiten stehen in Fiktiver wirtschaftlich Berechtigter nach § 3 GwG.

Die Übergangsfristen sind sämtlich abgelaufen

Der Gesetzgeber hat den Wegfall der Fiktion mit Nachmeldefristen abgefedert. Sie sind Rechtsgeschichte, werden aber in Beratungsgesprächen noch immer als Puffer genannt.

Wer heute feststellt, dass keine Eintragung besteht, hat also keine laufende Schonfrist mehr, auf die er sich berufen könnte. Der richtige Schluss daraus ist nicht Panik, sondern eine Meldung. Die Behörde bewertet eine nachgeholte Eintragung anders als eine, die erst nach einem Hinweis erfolgt.

Welche Angaben § 19 GwG verlangt

Gemeldet wird nicht „der Gesellschafter“, sondern ein Satz von Angaben zur natürlichen Person, die wirtschaftlich Berechtigter ist. § 19 Abs. 1 GwG zählt sie auf.

Der vierte Punkt ist der, an dem die meisten Meldungen unvollständig sind. „Art und Umfang“ verlangt eine Aussage darüber, woraus sich die Berechtigung ergibt. Ein Kapitalanteil von 60 Prozent ist etwas anderes als eine Stimmbindung, und wer die Berechtigung nur über die Stellung als Geschäftsführer erlangt, meldet genau das.

Wie die Person überhaupt bestimmt wird, ist ein eigener Schritt, der der Meldung vorausgeht und in Wirtschaftlich Berechtigten bestimmen beschrieben ist. Erst wenn diese Frage geklärt ist, lassen sich die fünf Angaben überhaupt ausfüllen.

Der Bußgeldrahmen und was er wirklich bedeutet

§ 56 Abs. 1 Nr. 55 GwG bedroht die unterlassene, unrichtige oder verspätete Mitteilung mit Bußgeld: vorsätzlich bis 150.000 Euro, leichtfertig bis 100.000 Euro. Beides sind Höchstbeträge und keine Regelbußen.

Wichtiger als der Rahmen ist der Auslöser. Eine Änderung an den wirtschaftlich Berechtigten ist nach § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG unverzüglich mitzuteilen. Das Gesetz nennt dafür keine Tageszahl, und wer eine erfindet, erfindet eine Frist. Praktisch heißt unverzüglich: ohne schuldhaftes Zögern, also nachdem die Änderung intern bekannt und geprüft ist.

Der Zusammenhang mit dem Handelsregister bleibt trotzdem bestehen, nur andersherum als früher: Eine Gesellschafterliste, die beim Handelsregister eingereicht wird, ist der Anlass, im selben Vorgang die Transparenzregistermeldung zu prüfen. Wie beides zusammenläuft, steht in Gesellschafterwechsel und die Registerpflichten.

Was daraus für den Jahresablauf folgt

Die Meldepflicht ist ereignisbezogen und nicht terminbezogen. Sie hat deshalb keinen Platz im Fristenkalender, sondern gehört an einen Auslöser. Vier Ereignisse decken die Praxis fast vollständig ab:

• Anteilsübertragung oder Kapitalmaßnahme. Jede Änderung der Beteiligungsquoten kann die Berechtigung verschieben.
• Wechsel im vertretungsberechtigten Organ, wenn die Berechtigung über die Stellung als gesetzlicher Vertreter läuft.
• Änderung von Stimmbindungen oder Treuhandverhältnissen, auch ohne Änderung im Handelsregister.
• Umwandlung, Verschmelzung oder Sitzverlegung der Gesellschaft.

RegisterRadar hängt die Transparenzregister-Erinnerung deshalb nicht an ein Datum, sondern an gemeldete Änderungen im Gesellschafterkreis, und führt daneben die terminbezogene Offenlegungsfrist des § 325 Abs. 1a HGB. Die App überwacht Fristen und weist auf Meldeanlässe hin. Sie meldet nichts an das Transparenzregister und reicht nichts beim Unternehmensregister ein; das bleibt Ihre Handlung.

Wenn Sie nur eine Sache aus diesem Beitrag mitnehmen: Streichen Sie den Satz „Das steht doch im Handelsregister“ aus Ihrem Vokabular. Er war bis Juli 2021 richtig und ist seitdem eine der teuersten Halbwahrheiten des Geldwäscherechts.

Häufige Fragen

Gilt die Mitteilungsfiktion zum Transparenzregister noch?

Nein. Die Fiktion des § 20 Abs. 2 GwG in der alten Fassung ist zum 01.08.2021 ersatzlos entfallen. Deutschland führt seitdem ein Vollregister: Jede eintragungspflichtige Vereinigung meldet ihre wirtschaftlich Berechtigten selbst, unabhängig davon, was im Handelsregister steht.

Gibt es noch eine Übergangsfrist für die Nachmeldung?

Nein. Die Nachmeldefristen des § 59 Abs. 8 GwG endeten je nach Rechtsform zwischen dem 31.03. und dem 31.12.2022, die Aussetzung der Bußgeldbewehrung nach § 59 Abs. 9 GwG spätestens am 31.12.2023. Wer heute keine Eintragung hat, hat keinen Puffer mehr.

Welche Angaben müssen gemeldet werden?

Nach § 19 Abs. 1 GwG: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie alle Staatsangehörigkeiten. Die Angabe zu Art und Umfang ist die, die am häufigsten fehlt: Sie sagt, woraus sich die Berechtigung ergibt.

Bis wann muss eine Änderung gemeldet werden?

Unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 20 Abs. 1 Satz 1 GwG). Eine Tagesfrist nennt das Gesetz nicht. Praktisch bedeutet das: sobald die Änderung im Unternehmen bekannt und geprüft ist, nicht erst zum nächsten Jahresabschluss.

Wie hoch ist das Bußgeld bei einer fehlenden Meldung?

§ 56 Abs. 1 Nr. 55 GwG nennt bis zu 150.000 Euro bei Vorsatz und bis zu 100.000 Euro bei Leichtfertigkeit. Das sind Höchstbeträge des Rahmens und keine Regelbußen; die tatsächliche Höhe hängt vom Einzelfall ab.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.