Fiktiver wirtschaftlich Berechtigter: Voraussetzungen und Beispiele

Drei Gesellschafter mit je einem Drittel halten jeweils mehr als 25 Prozent. Sind sie unmittelbar beteiligte natürliche Personen, sind alle drei tatsächlich wirtschaftlich berechtigt. Der fiktive wirtschaftlich Berechtigte ist dagegen ein Auffangtatbestand mit eigenen Voraussetzungen: Auch umfassende Prüfungen ergeben keinen tatsächlichen wirtschaftlich Berechtigten, und es liegen keine Tatsachen nach § 43 Abs. 1 GwG vor. Dieser Beitrag zeigt für die GmbH, was Sie prüfen, wen Sie melden und warum eine fehlende Mitteilung allein nicht genügt.

Was „fiktiv“ hier bedeutet

Bei einer nicht börsennotierten GmbH ist jede natürliche Person wirtschaftlich berechtigt, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (§ 3 Abs. 2 Satz 1 GwG). Auch ohne Beteiligung über 25 Prozent kann daher ein tatsächlicher wirtschaftlich Berechtigter vorliegen. Das Register fragt durch die Gesellschaft hindurch nach dem Menschen, der dahinter steht.

§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG greift erst, wenn auch nach umfassenden Prüfungen kein tatsächlicher wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann und keine Tatsachen nach § 43 Abs. 1 GwG vorliegen. Bei der GmbH gelten dann ihre gesetzlichen Vertreter als fiktive wirtschaftlich Berechtigte. „Fiktiv“ bezeichnet diesen gesetzlichen Auffangtatbestand, keine frei wählbare Ersatzmeldung. Die Ermittlung der tatsächlichen Eigentums- und Kontrollverhältnisse geht vor.

Wann der Fall eintritt

§ 19 Abs. 3 Satz 2 GwG unterscheidet bei der Eintragung zwei Ergebnisse: Die Prüfung hat ergeben, dass keine natürliche Person die Voraussetzungen eines tatsächlichen wirtschaftlich Berechtigten erfüllt, oder seine Ermittlung war trotz umfassender Prüfungen nicht möglich. In beiden Fällen sind die Voraussetzungen des § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG zu beachten. Eine fehlende Mitteilung eines Beteiligten genügt nicht automatisch; die Gesellschaft muss ihre umfassenden Prüfungen durchführen. Tatsachen nach § 43 Abs. 1 GwG schließen diesen Auffangweg aus.

Wie die Ermittlung in normalen Fällen läuft, inklusive der Frage, was bei Stimmrechtsbindungen und Stimmzettelvollmachten zählt, steht in Wirtschaftlich Berechtigten bestimmen: so gehen Sie vor.

Wen Sie eintragen und mit welchen Angaben

Sind die Voraussetzungen des Auffangtatbestands erfüllt, melden Sie bei der GmbH die gesetzlichen Vertreter mit den Angaben nach § 19 Abs. 1 GwG: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie alle Staatsangehörigkeiten. Beim wirtschaftlichen Interesse geben Sie die Funktion als gesetzlicher Vertreter an. Zusätzlich wird unterschieden, ob kein tatsächlicher wirtschaftlich Berechtigter vorhanden ist oder seine Ermittlung trotz umfassender Prüfungen nicht möglich war (§ 19 Abs. 3 Satz 2 GwG). Bei mehreren Geschäftsführern sind alle gesetzlichen Vertreter zu berücksichtigen.

Der Eintrag ist kein Dauerzustand: Wird später eine tatsächlich wirtschaftlich berechtigte Person ermittelt, etwa nach einem Gesellschafterwechsel oder aufgrund neuer Erkenntnisse über Kontrolle, muss die Eintragung überprüft und aktualisiert werden. Maßgeblich sind die tatsächlichen Verhältnisse, nicht nur eine neue Prozentzahl. § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verlangt, die Angaben aktuell zu halten.

Was der Auffangtatbestand nicht ist

Zwei Irrtümer halten sich hartnäckig. Der erste: „Wenn niemand über 25 Prozent hält, muss ich nichts melden.“ Das Gegenteil ist richtig: Auch bei höchstens 25 Prozent sind Stimmrechte und vergleichbare Kontrolle zu prüfen. Erst wenn die Voraussetzungen des § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG erfüllt sind, kommt die fiktive Berechtigung in Betracht. Der zweite Irrtum ist die alte Mitteilungsfiktion: Bis Juli 2021 galt die Meldung als erfüllt, wenn die Angaben schon im Handelsregister standen. Diese Erleichterung ist zum 1. August 2021 ersatzlos entfallen; Deutschland führt seitdem ein Vollregister. Die Übergangsfristen sind längst abgelaufen. Die Details dazu stehen in Transparenzregister: die Mitteilungsfiktion gibt es nicht mehr.

Teuer wird es, wenn weder ein tatsächlicher noch ein fiktiver Berechtigter gemeldet ist: Verstöße gegen die Registerpflichten sind bußgeldbewehrt; der Rahmen des § 56 Abs. 1 Nr. 55 GwG reicht bei vorsätzlicher Begehung bis 150.000 €, bei Leichtfertigkeit bis 100.000 €. Das sind Höchstbeträge, keine Regelbußen, aber sie zeigen die Größenordnung, in der der Gesetzgeber die Meldepflicht verortet.

Praxisbeispiel: drei Drittel sind mehr als 25 Prozent

Drei Freunde gründen eine GmbH und halten unmittelbar je ein Drittel der Kapitalanteile. Ein Drittel entspricht rund 33,33 Prozent, nicht weniger als 25 Prozent. Alle drei natürlichen Personen überschreiten deshalb die Schwelle des § 3 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 GwG und sind tatsächlich wirtschaftlich berechtigt. Ein Geschäftsführer wird in diesem Beispiel nicht an ihrer Stelle als fiktiver Berechtigter gemeldet. Ob er selbst Anteile hält oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt, ist eine eigene Frage.

Anders beginnt die Prüfung bei vier Personen mit jeweils genau 25 Prozent der Kapitalanteile und Stimmrechte: Keine überschreitet diese beiden Schwellen. Daraus folgt aber noch kein fiktiver Eintrag. Zuerst sind insbesondere mittelbare Beteiligungen und vergleichbare Kontrolle zu klären. Nur wenn nach umfassenden Prüfungen kein tatsächlicher Berechtigter ermittelt werden kann und keine Tatsachen nach § 43 Abs. 1 GwG vorliegen, greifen die gesetzlichen Voraussetzungen des Auffangtatbestands.

RegisterRadar überwacht die Offenlegungsfrist und erinnert an eine von Ihnen erfasste Gesellschafter- oder Geschäftsführeränderung, die eine Mitteilung an das Transparenzregister auslöst. Die Eintragung selbst nehmen Sie im Registerportal vor; die App hält die Gesellschaft mit ihren Daten und Fristen fest, Nachweise legen Sie selbst ab.

Häufige Fragen

Was ist der fiktive wirtschaftlich Berechtigte?

Bei einer GmbH sind das ihre gesetzlichen Vertreter, wenn trotz umfassender Prüfungen kein tatsächlicher wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann und keine Tatsachen nach § 43 Abs. 1 GwG vorliegen. § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG ist ein Auffangtatbestand; die Prüfung von Anteilen, Stimmrechten und vergleichbarer Kontrolle geht vor.

Muss ich ans Transparenzregister, wenn niemand mehr als 25 Prozent hält?

Die Meldepflicht einer GmbH entfällt dadurch nicht. Zuerst sind auch Stimmrechte, mittelbare Beteiligungen und vergleichbare Kontrolle zu prüfen. Die gesetzlichen Vertreter werden erst dann als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte gemeldet, wenn die Voraussetzungen des § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG erfüllt sind.

Wen trage ich ein, wenn drei Gesellschafter je ein Drittel halten?

Sind die drei Gesellschafter unmittelbar beteiligte natürliche Personen, sind alle drei tatsächlich wirtschaftlich berechtigt: Ein Drittel entspricht rund 33,33 Prozent und überschreitet 25 Prozent (§ 3 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 GwG). Der Geschäftsführer wird nicht allein an ihrer Stelle als fiktiver Berechtigter gemeldet.

Was droht, wenn das Transparenzregister nicht gepflegt wird?

Verstöße gegen die Meldepflicht sind bußgeldbewehrt: § 56 Abs. 1 Nr. 55 GwG sieht bei vorsätzlicher Begehung bis zu 150.000 € vor, bei Leichtfertigkeit bis zu 100.000 €. Das sind Höchstbeträge und keine Regelbußen, aber das Verfahren kostet in jedem Fall Zeit und Geld.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.