Offenlegung oder Transparenzregister: zwei Pflichten

Beide Pflichten heißen im Alltag „Register“, beide treffen dieselbe GmbH, und beide werden vom selben Menschen erledigt. Sonst haben sie nichts gemeinsam: verschiedene Gesetze, verschiedene Auslöser, verschiedene Adressaten und zwei Sanktionssysteme, die nicht einmal denselben Namen tragen. Wer sie als einen Vorgang behandelt, übersieht regelmäßig die Pflicht ohne Kalendertag.

Der Unterschied auf einen Blick

Die rechte Spalte ist die gefährlichere, gerade weil sie harmloser aussieht. Eine Pflicht ohne Kalendertag erscheint in keinem Fristenplan, der nach Daten sortiert. Sie wird deshalb nicht versäumt, sondern übersehen.

Die Offenlegung: ein Jahr, dann sechs Wochen

§ 325 Abs. 1 Satz 1 HGB verpflichtet die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs einer Kapitalgesellschaft, für die Gesellschaft den festgestellten Jahresabschluss und die weiteren dort genannten Unterlagen in deutscher Sprache offenzulegen. Nach Satz 2 sind sie der das Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zur Einstellung zu übermitteln.

Der Termin steht in § 325 Abs. 1a Satz 1 HGB: „Die Unterlagen nach Absatz 1 Satz 1 sind spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs zu übermitteln, auf das sie sich beziehen.“ Bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, ist das der 31. Dezember des Folgejahres. Wie die Frist im Einzelnen gerechnet wird, steht in unserem Beitrag Bilanzstichtag plus 12 Monate.

Der Rahmen steht in § 335 Abs. 1 Satz 4 HGB: „Das Ordnungsgeld beträgt mindestens zweitausendfünfhundert und höchstens fünfundzwanzigtausend Euro.“ Und § 335 Abs. 3 Satz 4 HGB ist die Stelle, an der viele Betriebe Zeit verlieren: Der Einspruch gegen die Androhung und gegen die Kostenentscheidung hat keine aufschiebende Wirkung. Was auf eine Androhung hin zu tun ist, ordnet der Beitrag Ordnungsgeld angedroht ein.

Das Transparenzregister: ein Ereignis, kein Datum

§ 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verlangt von juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften, die Angaben nach § 19 Abs. 1 GwG zu ihren wirtschaftlich Berechtigten „einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen“.

Vier Verben, und nur eines davon hat mit einer Meldung zu tun. Die drei anderen sind Dauerpflichten: einholen, aufbewahren, aktuell halten. Wer nur an das Melden denkt, erfüllt drei Viertel der Norm nicht.

Bei der Angabe zu Art und Umfang ist nach § 20 Abs. 1 Satz 5 GwG anzugeben, woraus nach § 19 Abs. 3 GwG die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt. Einzelheiten dazu stehen im Beitrag Transparenzregister melden: die fünf Angaben.

Eine Entlastung, die viele noch im Kopf haben, gibt es nicht mehr: Die frühere Mitteilungsfiktion, nach der Angaben aus dem Handelsregister als übertragen galten, ist zum 1. August 2021 ersatzlos entfallen. Der heutige § 20 Abs. 2 GwG regelt etwas anderes, nämlich Mitteilungen nicht eingetragener Vereinigungen über Änderungen von Bezeichnung oder Sitz, Verschmelzung und Auflösung. Der Beitrag Die Mitteilungsfiktion gibt es seit 2021 nicht mehr ordnet das ein.

Zwei Sanktionssysteme, die nicht dasselbe sind

Auch am Ende trennen sich die beiden Pflichten. Das eine Verfahren heißt Ordnungsgeld, das andere Bußgeld, und der Unterschied ist nicht sprachlich.

• Ordnungsgeld nach § 335 HGB: ein Beugemittel. Es wird angedroht, bevor es festgesetzt wird, und es soll die Erfüllung erzwingen. Deshalb die Sechswochenfrist, deshalb die Wiederholung, deshalb die Herabsetzung bei später Erfüllung. Rahmen: mindestens 2.500 und höchstens 25.000 € (§ 335 Abs. 1 Satz 4 HGB). Das Verfahren richtet sich gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs.
• Bußgeld nach § 56 GwG: eine Ahndung. Der Verstoß gegen § 20 Abs. 1 GwG steht in § 56 Abs. 1 Nr. 55 GwG. Der Grundrahmen des Absatzes 1 liegt bei vorsätzlicher Begehung bei bis zu 150.000 € und im Übrigen bei bis zu 100.000 €; § 56 Abs. 3 GwG hebt ihn für schwerwiegende, wiederholte oder systematische Verstöße auf bis zu einer Million Euro oder das Zweifache des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils.
• Beides sind Höchstbeträge und keine zu erwartenden Zahlen. Den Bußgeldrahmen im Einzelnen behandelt der Beitrag Transparenzregister: der Bußgeldrahmen des § 56 GwG.

Praktisch folgt daraus eine Arbeitsteilung im Jahresplan: Die Offenlegung gehört in den Kalender, die Transparenzregister-Pflicht in die Checkliste für Ereignisse. Anteilsübertragung, Gesellschafterwechsel, Umfirmierung, Wechsel des gesetzlichen Vertreters bei fiktiver Berechtigung: jedes davon löst die Mitteilungspflicht aus, unabhängig davon, welcher Monat gerade ist.

RegisterRadar überwacht beide Seiten: den Termin aus dem Bilanzstichtag und die Änderungen, die eine Mitteilung auslösen. Der Dienst nimmt dabei keinen Jahresabschluss entgegen, reicht nichts beim Unternehmensregister ein und meldet nichts an das Transparenzregister; er überwacht Fristen und meldet Änderungen an. Wie sich beides in einen Jahresplan bringen lässt, zeigt der Beitrag Registerpflichten der GmbH im Jahresplan.

Häufige Fragen

Ersetzt die Offenlegung des Jahresabschlusses die Meldung ans Transparenzregister?

Nein. Es sind zwei getrennte Pflichten aus zwei Gesetzen mit zwei Adressaten. Die Offenlegung nach § 325 HGB geht an die das Unternehmensregister führende Stelle, die Mitteilung nach § 20 GwG an die registerführende Stelle des Transparenzregisters.

Bis wann muss der Jahresabschluss offengelegt werden?

Spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs, auf das sich die Unterlagen beziehen (§ 325 Abs. 1a Satz 1 HGB). Bei einem Geschäftsjahr gleich dem Kalenderjahr ist das der 31. Dezember des Folgejahres.

Welche Frist gilt für die Meldung ans Transparenzregister?

Keine mit Kalendertag. § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verlangt die Mitteilung „unverzüglich“, also ohne schuldhaftes Zögern nach der Änderung. Daneben bestehen die Dauerpflichten, die Angaben einzuholen, aufzubewahren und auf aktuellem Stand zu halten.

Wie hoch ist das Ordnungsgeld bei verspäteter Offenlegung?

Mindestens 2.500 und höchstens 25.000 Euro (§ 335 Abs. 1 Satz 4 HGB). Vorher steht immer eine Androhung mit einer Frist von sechs Wochen ab deren Zugang; ein Einspruch dagegen hat keine aufschiebende Wirkung.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.