Kleinstkapitalgesellschaft: Erleichterungen bei der Offenlegung

Drei Zahlen entscheiden, wie viel eine Gesellschaft von ihrem Jahresabschluss preisgeben muss: 450.000 Euro Bilanzsumme, 900.000 Euro Umsatzerlöse, zehn Arbeitnehmer. Wer mindestens zwei dieser drei Merkmale nicht überschreitet, ist Kleinstkapitalgesellschaft nach § 267a Abs. 1 HGB und braucht nur die Bilanz zu übermitteln — und kann dabei die dauerhafte Hinterlegung verlangen (§ 326 Abs. 2 HGB). Was das voraussetzt und welche Pflicht unverändert bleibt, steht hier.

Wer als Kleinstkapitalgesellschaft gilt

§ 267a Abs. 1 HGB definiert Kleinstkapitalgesellschaften als kleine Kapitalgesellschaften, die mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale nicht überschreiten: 450.000 Euro Bilanzsumme, 900.000 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag, im Jahresdurchschnitt zehn Arbeitnehmer.

Der tragende Halbsatz ist mindestens zwei der drei. Wer nur eine einzige Schwelle überschreitet, überschreitet damit noch nicht zwei — die Merkmale sind dann weiterhin erfüllt.

Beide Größen sind im Gesetz selbst definiert. Die Bilanzsumme setzt sich aus den Posten zusammen, die in den Buchstaben A bis E des § 266 Abs. 2 HGB aufgeführt sind; ein auf der Aktivseite ausgewiesener Fehlbetrag (§ 268 Abs. 3 HGB) wird nicht einbezogen — so § 267 Abs. 4a HGB. Als durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer gilt der vierte Teil der Summe aus den Zahlen der jeweils am 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember beschäftigten Arbeitnehmer einschließlich der im Ausland beschäftigten, jedoch ohne die zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten (§ 267 Abs. 5 HGB).

Ausgenommen sind nach § 267a Abs. 3 HGB Investmentgesellschaften nach dem Kapitalanlagegesetzbuch, Unternehmensbeteiligungsgesellschaften und Unternehmen, deren einziger Zweck darin besteht, Beteiligungen an anderen Unternehmen zu erwerben sowie die Verwaltung und Verwertung dieser Beteiligungen wahrzunehmen.

An der Rechtsform hängt die Klasse dagegen nicht. Sie gilt auch für die UG (haftungsbeschränkt) — das ist eine Gesellschaft, die mit einem Stammkapital unterhalb des Mindeststammkapitals nach § 5 Abs. 1 GmbHG gegründet wird und deshalb diese Firmierung führen muss (§ 5a Abs. 1 GmbHG). Und sie greift über § 264a Abs. 1 HGB für offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften, bei denen nicht wenigstens ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist — der praktische Fall ist die GmbH & Co. KG.

Was der Jahresabschluss selbst erleichtert

Die Erleichterungen beginnen nicht erst beim Register, sondern schon bei der Aufstellung. Kleine Kapitalgesellschaften brauchen nur eine verkürzte Bilanz aufzustellen, in die nur die mit Buchstaben und römischen Zahlen bezeichneten Posten aufgenommen werden; Kleinstkapitalgesellschaften nur die mit Buchstaben bezeichneten Posten (§ 266 Abs. 1 Satz 3 und 4 HGB).

In der Gewinn- und Verlustrechnung können Kleinstkapitalgesellschaften nach § 275 Abs. 5 HGB anstelle der Gliederungen der Absätze 2 und 3 acht Posten darstellen:

• Umsatzerlöse, sonstige Erträge, Materialaufwand, Personalaufwand,
• Abschreibungen, sonstige Aufwendungen, Steuern, Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.

Auch der Anhang kann entfallen: Kleinstkapitalgesellschaften brauchen den Jahresabschluss nicht um einen Anhang zu erweitern, wenn drei Angabegruppen unter der Bilanz stehen — Haftungsverhältnisse nach § 268 Abs. 7 HGB, Vorschüsse und Kredite an Organmitglieder nach § 285 Nr. 9 Buchstabe c HGB und bei einer Aktiengesellschaft die Angaben nach § 160 Abs. 3 Satz 2 AktG (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB).

Und die Aufstellung darf später fertig werden. § 264 Abs. 1 Satz 3 HGB verlangt die Aufstellung in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahrs für das vergangene Geschäftsjahr. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen den Jahresabschluss auch später aufstellen, wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, jedoch innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahres (Satz 4) — und diese für kleine Kapitalgesellschaften vorgesehene Regelung gilt über § 267a Abs. 2 HGB für Kleinstkapitalgesellschaften entsprechend.

Hinterlegung statt Offenlegung: was § 326 Abs. 2 HGB verlangt

Der eigentliche Unterschied steht in § 326 HGB. Bei kleinen Kapitalgesellschaften ist § 325 Abs. 1 HGB mit der Maßgabe anzuwenden, dass die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs nur die Bilanz und den Anhang zu übermitteln haben (Abs. 1). Bei Kleinstkapitalgesellschaften haben sie nur die Bilanz zu übermitteln und können dabei die Einstellung in das Unternehmensregister durch dauerhafte Hinterlegung verlangen (Abs. 2 Satz 1).

Dieses Recht gibt es nicht von selbst. Nach § 326 Abs. 2 Satz 2 HGB dürfen die Gesellschaften davon nur Gebrauch machen, wenn sie der das Unternehmensregister führenden Stelle mitteilen, dass sie zwei der drei in § 267a Abs. 1 HGB genannten Merkmale für die maßgeblichen Abschlussstichtage nicht überschreiten. Bleibt diese Mitteilung aus, bleibt es bei der Offenlegung.

Die Hinterlegung ist damit weder eine Befreiung noch Geheimhaltung. Die Bilanz geht weiterhin an die das Unternehmensregister führende Stelle, sie erscheint nur nicht auf deren Internetseite. Wann sie dort ankommen muss, rechnet unser Beitrag zur Offenlegungsfrist aus Bilanzstichtag plus zwölf Monaten vor.

Was die Erleichterung nicht ändert

Die Erleichterungen betreffen den Umfang der Unterlagen, nicht den Termin. Nach § 325 Abs. 1 Satz 2 HGB sind die Unterlagen der das Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zur Einstellung zu übermitteln, und § 325 Abs. 1a Satz 1 HGB setzt dafür spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs. Beim Abschlussstichtag 31. Dezember 2025 ist das der 31. Dezember 2026.

Wird § 325 HGB nicht befolgt, ist vom Bundesamt für Justiz gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs ein Ordnungsgeldverfahren durchzuführen (§ 335 Abs. 1 Satz 1 HGB). Daneben kann das Verfahren auch gegen die Kapitalgesellschaft selbst durchgeführt werden (Satz 2) — zwingend ist das nicht. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 2.500 und höchstens 25.000 Euro (Satz 4): ein Rahmen, keine feste Summe.

Haben die Beteiligten die gesetzliche Pflicht erst nach Ablauf der Sechswochenfrist erfüllt, hat das Bundesamt das Ordnungsgeld herabzusetzen — auf 500 Euro, wenn sie von dem Recht einer Kleinstkapitalgesellschaft nach § 326 Abs. 2 HGB Gebrauch gemacht haben, auf 1.000 Euro bei einer kleinen Kapitalgesellschaft im Sinne des § 267 Abs. 1 HGB, auf 2.500 Euro, wenn ein höheres Ordnungsgeld angedroht worden ist und die ersten beiden Fälle nicht vorliegen, oder jeweils auf einen geringeren Betrag, wenn die Beteiligten die Sechswochenfrist nur geringfügig überschritten haben (§ 335 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 bis 4 HGB). Die 500 Euro hängen also an der tatsächlich genutzten Hinterlegung, nicht an der Größe allein; den Ablauf zeigt der Beitrag zum Ordnungsgeld bei versäumter Offenlegung.

Unberührt bleibt auch das Transparenzregister. § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verpflichtet juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften, die Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung mitzuteilen. Eine Größenklasse kennt diese Pflicht nicht. Mehr dazu beim Auffangtatbestand des § 20 GwG.

Zwei Stichtage, nicht einer: der Grenzfall in Zahlen

Eine UG (haftungsbeschränkt) schließt ein Geschäftsjahr mit 410.000 Euro Bilanzsumme, 1.140.000 Euro Umsatzerlösen und sieben Arbeitnehmern im Jahresdurchschnitt ab. Der Umsatz liegt über 900.000 Euro, die beiden anderen Werte liegen darunter. Damit sind zwei der drei Merkmale nicht überschritten — für diesen Stichtag ist § 267a Abs. 1 HGB erfüllt.

Der zweite Prüfschritt ist der, an dem die Rechnung häufig kippt: § 267 Abs. 4 Satz 1 HGB verlangt, dass die Merkmale an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über- oder unterschritten werden. Wer am vorangegangenen Stichtag mindestens zwei Schwellen überschritten hat, hat mit dem guten Jahr erst einen von zwei Stichtagen beisammen. Welches Ergebnis daraus folgt, entscheidet sich am nächsten Abschluss, nicht an einer Vorausrechnung.

Was der Betrieb dafür selbst dokumentieren kann, ist überschaubar: je Geschäftsjahr die drei Werte, den Abschlussstichtag, und ob für das betreffende Jahr hinterlegt oder offengelegt wurde. Wer die Hinterlegung nutzt, sollte zusätzlich festhalten, wann die Mitteilung nach § 326 Abs. 2 Satz 2 HGB abgegeben wurde — sie ist die Bedingung des Rechts und im Ordnungsgeldverfahren der Beleg für die Herabsetzung auf 500 Euro.

Genau an dieser Stelle setzt RegisterRadar an: Es hält je Gesellschaft den Bilanzstichtag fest und rechnet daraus das Fristende — Stichtag plus zwölf Monate — samt Ampel nach verbleibenden Tagen und den Stufen des Ordnungsgeldverfahrens ab Fristablauf. Meldet der Betrieb eine Gesellschafter- oder Geschäftsführeränderung, weist RegisterRadar zusätzlich auf die unverzügliche Mitteilung ans Transparenzregister hin; dazu der Beitrag zum Gesellschafterwechsel im Register.

Was RegisterRadar ausdrücklich nicht tut: Es stuft Ihre Gesellschaft nicht selbst ein. Die Größenklasse ist ein Eingabefeld, kein Rechenergebnis. Die Einordnung nach § 267a HGB gehört in den Jahresabschluss.

Häufige Fragen

Wann ist eine GmbH eine Kleinstkapitalgesellschaft?

Wenn sie mindestens zwei der drei Merkmale des § 267a Abs. 1 HGB nicht überschreitet: 450.000 Euro Bilanzsumme, 900.000 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag, im Jahresdurchschnitt zehn Arbeitnehmer. Die Rechtsfolgen treten nach § 267 Abs. 4 Satz 1 HGB nur ein, wenn die Merkmale an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über- oder unterschritten werden.

Muss eine Kleinstkapitalgesellschaft ihre Bilanz veröffentlichen?

Sie hat nur die Bilanz zu übermitteln und kann dabei die Einstellung in das Unternehmensregister durch dauerhafte Hinterlegung verlangen (§ 326 Abs. 2 Satz 1 HGB). Zur dauerhaften Hinterlegung eingestellte Unterlagen sind von der Zugänglichkeit über die Internetseite des Unternehmensregisters ausgenommen (§ 8b Abs. 2 Nr. 4 HGB); die Einsichtnahme erfolgt nur auf Antrag durch Übermittlung einer Kopie (§ 9 Abs. 6 Satz 3 HGB).

Braucht eine Kleinstkapitalgesellschaft einen Anhang?

Nein, sofern drei Angabegruppen unter der Bilanz stehen: Haftungsverhältnisse (§ 268 Abs. 7 HGB), Vorschüsse und Kredite an Organmitglieder (§ 285 Nr. 9 Buchstabe c HGB) und bei einer Aktiengesellschaft die Angaben nach § 160 Abs. 3 Satz 2 AktG — so § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB.

Wie hoch ist das Ordnungsgeld für eine Kleinstkapitalgesellschaft?

Der Rahmen liegt bei mindestens 2.500 und höchstens 25.000 Euro (§ 335 Abs. 1 Satz 4 HGB). Wird die Pflicht erst nach Ablauf der Sechswochenfrist erfüllt, hat das Bundesamt für Justiz auf 500 Euro herabzusetzen, wenn die Beteiligten von dem Recht einer Kleinstkapitalgesellschaft nach § 326 Abs. 2 HGB Gebrauch gemacht haben (§ 335 Abs. 4 Satz 2 HGB).

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.