Registerpflichten der GmbH im Jahresplan

Ein Jahresplan trägt nur Pflichten, die einen Kalendertag haben. Von den beiden Registerpflichten, die den Jahresplan einer GmbH tragen, hat genau eine einen: Die Offenlegung ist spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag fällig (§ 325 Abs. 1a Satz 1 HGB). Die Mitteilung an das Transparenzregister hat keinen. § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG sagt „unverzüglich“ und nennt keine Tagesfrist. Beide gehören trotzdem in denselben Kalender.

Zwei Registerpflichten im Jahresplan, ein Geschäftsjahr

Die erste Pflicht steht im Handelsbilanzrecht. Nach § 325 Abs. 1 Satz 1 HGB haben die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs die Rechnungslegungsunterlagen offenzulegen; übermittelt werden sie der das Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zur Einstellung in das Unternehmensregister (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB). Die Frist steht in § 325 Abs. 1a Satz 1 HGB: spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs, auf das sie sich beziehen.

Die zweite steht im Geldwäscherecht. § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verpflichtet die Gesellschaft selbst, die Angaben nach § 19 Abs. 1 GwG zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, aufzubewahren, aktuell zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich mitzuteilen.

Nur die erste Zeile lässt sich terminieren. Die zweite bekommt keinen Termin, sondern einen Auslöser.

Eine dritte Registerpflicht steht daneben, und sie gehört aus demselben Grund nicht in den Jahresplan: Nach § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG haben die Geschäftsführer unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder im Umfang ihrer Beteiligung eine neue Gesellschafterliste zum Handelsregister einzureichen. Hat ein Notar an den Veränderungen mitgewirkt, erstellt und reicht er die Liste ein (§ 40 Abs. 2 GmbHG). Auch das ist ein Auslöser und kein Datum.

Ein Termin steht im Gesetz, die übrigen setzen Sie selbst

Vor der Übermittlung liegt eine Kette, und nur ihr letztes Glied hat ein gesetzliches Datum. Die Aufstellung regelt § 264 Abs. 1 HGB: im Regelfall in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahrs für das vergangene, bei einer kleinen Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 1 HGB) innerhalb von sechs Monaten, sofern das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht. Danach folgt die Feststellung.

Wie das Fristende genau entsteht, rechnet Bilanzstichtag plus 12 Monate: Offenlegungsfrist berechnen vor; den Rückwärtsplan liefert Jahresabschluss offenlegen: der Zeitplan, der die Frist hält.

Was im Jahresplan keinen Termin bekommt

Die Mitteilung nach § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG hängt an einem Ereignis. Ein Sammeltermin im Dezember macht aus einer Änderung vom März eine Meldung, die neun Monate zu spät kommt. Diese Ereignisse lösen die Prüfung aus:

• Gesellschafterwechsel oder Anteilsübertragung. Neu zu bestimmen ist, wer mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder der Stimmrechte kontrolliert (§ 3 Abs. 2 Satz 1 GwG).
• Wegfall der letzten Person über der Schwelle. Lässt sich nach umfassender Prüfung keine solche Person feststellen, gilt der gesetzliche Vertreter als wirtschaftlich Berechtigter (§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG).
• Änderung an den Angaben nach § 19 Abs. 1 GwG: Name, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses, Staatsangehörigkeiten.
• Wechsel in der Geschäftsführung, soweit er die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten berührt.

Eine Erleichterung, nach der Angaben aus dem Handelsregister als mitgeteilt gelten, gibt es seit dem 1. August 2021 nicht mehr. Wer die neue Gesellschafterliste für ausreichend hält, hat die zweite Meldung nicht gemacht. Welche Register ein Anteilsverkauf berührt, steht in Gesellschafterwechsel: die zwei Register aktualisieren.

In den Jahresplan gehört deshalb kein Meldetermin, sondern ein Abgleich: Stimmt der eingetragene Stand noch mit der Gesellschafterliste überein? Das ist eine Empfehlung zur eigenen Organisation und keine Pflicht des § 20 GwG.

Die Entscheidung: Vorlauf oder Fristende

Bleibt die Frage, auf welchen Tag der eigene Übermittlungstermin fällt. Beide Antworten halten die Frist formal ein und unterscheiden sich darin, was ein einziger Zwischenfall kostet.

Reißt die Frist, richtet sich das Verfahren gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs und kann daneben gegen die Gesellschaft geführt werden (§ 335 Abs. 1 Satz 2 HGB). Der Rahmen liegt bei mindestens 2.500 und höchstens 25.000 Euro (§ 335 Abs. 1 Satz 4 HGB); das sind Grenzen, kein Regelbetrag. Nach der Androhung bleiben sechs Wochen ab deren Zugang (§ 335 Abs. 3 HGB).

Zwölf Monate Planzeit stehen sechs Wochen Nachfrist gegenüber. Was in diesen Wochen zählt, steht in Ordnungsgeld angedroht: Einspruch, Frist und Herabsetzung.

Ein Jahresplan in Zahlen: Stichtag 31. Dezember 2025

Eine GmbH mit Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr schließt zum 31. Dezember 2025 ab. Die Frist ist mit Ablauf des 31. Dezember 2026 gewahrt. Am 16. August 2026 sind das 137 Kalendertage.

• 31.03.2026: Aufstellung im Regelfall (§ 264 Abs. 1 HGB).
• 30.06.2026: späteste Aufstellung bei einer kleinen Kapitalgesellschaft.
• 30.09.2026: eigener Übermittlungstermin. Kein gesetzliches Datum.
• 31.12.2026: gesetzliche Höchstfrist (§ 325 Abs. 1a Satz 1 HGB).
• ohne Datum: jede Änderung an den wirtschaftlich Berechtigten (§ 20 Abs. 1 Satz 1 GwG).

Von diesen Zeilen rechnet RegisterRadar das Fristende, die Resttage und die Ampel; die Termine im März, Juni und September setzen Sie selbst. Hinterlegt werden je Gesellschaft Rechtsform, Größenklasse, Abschlussstichtag und ein Kennzeichen für eine Gesellschafter- oder Geschäftsführeränderung. Erinnert wird bei 90, 30 und 7 Resttagen per E-Mail, bei gesetztem Kennzeichen monatlich an die offene Mitteilung.

Was die App nicht tut: Sie nimmt keinen Jahresabschluss entgegen, reicht nichts beim Unternehmensregister ein, meldet nichts an das Transparenzregister und fragt keine fremden Register ab. Das Kennzeichen setzen Sie selbst. Die Nutzung ist aktuell vollständig kostenlos, einschließlich aller verfügbaren Funktionen. Ein bestätigtes Konto hebt das Gastkontingent auf.

Häufige Fragen

Welche Registerpflichten hat eine GmbH jedes Jahr?

Einen festen Jahrestermin hat nur die Offenlegung: Sie ist spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag an das Unternehmensregister zu übermitteln (§ 325 Abs. 1a Satz 1 HGB). Die Mitteilung der wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister ist anlassbezogen: Sie ist unverzüglich zu erfüllen, sobald sich die Angaben ändern (§ 20 Abs. 1 Satz 1 GwG).

Bis wann muss eine GmbH ihren Jahresabschluss offenlegen?

Spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs, auf das sich die Unterlagen beziehen (§ 325 Abs. 1a Satz 1 HGB). Bei einem Geschäftsjahr gleich dem Kalenderjahr ist die Frist für 2025 mit Ablauf des 31. Dezember 2026 gewahrt. Maßgeblich ist der Abschlussstichtag, nicht die Feststellung.

Muss ich das Transparenzregister einmal im Jahr melden?

Nein, eine jährliche Meldepflicht kennt § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG nicht. Die Vorschrift verlangt, die Angaben nach § 19 Abs. 1 GwG einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich mitzuteilen. Ausgelöst wird die Mitteilung durch die Änderung, nicht durch das Jahresende.

Was passiert, wenn der Jahresplan nicht hält?

Bei versäumter Offenlegung leitet das Bundesamt für Justiz von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein (§ 335 Abs. 1 HGB). Es richtet sich gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs und kann daneben gegen die Kapitalgesellschaft geführt werden. Der Rahmen beträgt mindestens 2.500 und höchstens 25.000 Euro (§ 335 Abs. 1 Satz 4 HGB).

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.