Mehrere Gesellschaften, mehrere Offenlegungsfristen: getrennt organisieren

Eine Gesellschaft mehr im Bestand heißt: ein Abschlussstichtag mehr, ein Fristende mehr und eine eigene Meldelage im Transparenzregister mehr. Eine Sammelpflicht für mehrere Gesellschaften kennt das Gesetz nicht: § 325 HGB adressiert die einzelne Kapitalgesellschaft, § 20 GwG die einzelne Vereinigung. An vier Gesellschaften lässt sich zeigen, wie weit die Fristenden auseinanderlaufen und warum ein gemeinsamer Sammeltermin für höchstens eine davon passt.

Die Pflicht hängt an der einzelnen Gesellschaft

§ 325 Abs. 1 Satz 1 HGB adressiert die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs einer Kapitalgesellschaft. Der Singular ist der ganze Punkt: Das Gesetz kennt keine Pflicht für einen Bestand, sondern eine Pflicht je Kapitalgesellschaft. Übermittelt wird elektronisch zur Einstellung in das Unternehmensregister.

Für die Frist gilt dasselbe. Nach § 325 Abs. 1a Satz 1 HGB sind die Unterlagen spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs zu übermitteln, auf das sie sich beziehen. Wer vier Gesellschaften führt, hat vier Anknüpfungspunkte.

• Vier Fristen. Jede Gesellschaft rechnet ab ihrem eigenen Abschlussstichtag.
• Vier Übermittlungen. Je Gesellschaft eine eigene an das Unternehmensregister.
• Vier Meldelagen. § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verpflichtet jede Vereinigung selbst.

Vier Gesellschaften, vier Fristenden

Wie weit die Termine auseinanderliegen, zeigt ein Bestand aus vier Gesellschaften. Die Frist ist jeweils bis zum Ablauf des genannten Tages gewahrt:

Die letzte Zeile fällt aus der Jahresfrist heraus. Bei einer Kapitalgesellschaft im Sinn des § 264d HGB beträgt die Frist nach § 325 Abs. 4 Satz 1 HGB längstens vier Monate. Zwischen dem frühesten und dem spätesten Fristende dieses Bestands liegen damit 14 Monate.

Wie ein Fristende auf den Kalendertag genau entsteht, steht in Bilanzstichtag plus 12 Monate: Offenlegungsfrist berechnen. Für die Organisation zählt die Folge: vier Termine in vier verschiedenen Monaten, verteilt über 14 Monate und zwei Kalenderjahre.

Das Transparenzregister läuft in einem anderen Takt

Die zweite Pflicht hat keinen Stichtag. § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verpflichtet juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften, die Angaben nach § 19 Abs. 1 GwG zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen.

Adressat ist die Vereinigung selbst, jede für sich. Eine Holding erfüllt die Pflicht ihrer Tochtergesellschaften nicht dadurch, dass sie ihre eigenen Angaben meldet.

Auch der Auslöser ist ein anderer. Die Offenlegung hat einen Kalendertermin, die Mitteilung hat einen Anlass: „Unverzüglich“ bindet an das Ereignis, nicht an das Jahresende. Wer beides in denselben Dezembertermin schiebt, meldet eine Änderung aus dem März neun Monate zu spät.

Den Prüfweg je Gesellschaft beschreibt Wirtschaftlich Berechtigter der GmbH bestimmen. Was ein Anteilsverkauf auslöst, steht in Gesellschafterwechsel: die zwei Register aktualisieren.

Sammeltermin oder Zuständigkeit je Gesellschaft

Damit steht die Entscheidung, die einen Bestand von einer einzelnen GmbH unterscheidet. Der gemeinsame Sammeltermin legt einen Tag im Jahr fest, an dem alles erledigt wird: billig in der Verwaltung, aber an den Fristen vorbei. Ein Termin zum 31. Dezember 2026 liegt acht Monate nach dem Fristende der Beteiligungs-AG und ein halbes Jahr vor dem der Vertriebs-GmbH.

Die Zuständigkeit je Gesellschaft dreht das um: eigenes Fristende, benannte Person, eigener Stand der Meldelage. Der Aufwand steigt einmalig beim Anlegen und sinkt danach.

Auch die Sanktionsseite trennt. Das Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB knüpft an die einzelne Kapitalgesellschaft an. Es richtet sich gegen das vertretungsberechtigte Organ und kann daneben gegen die Gesellschaft geführt werden (§ 335 Abs. 1 Satz 2 HGB); der Rahmen liegt bei mindestens 2.500 und höchstens 25.000 Euro (§ 335 Abs. 1 Satz 4 HGB). Für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften im Sinne des § 264d HGB gelten nach § 335 Abs. 1a HGB deutlich höhere Rahmen. Zwei versäumte Gesellschaften sind zwei Vorgänge, nicht einer.

Was in den sechs Wochen nach einer Androhung zählt, steht in Ordnungsgeld angedroht: Einspruch, Frist und Herabsetzung. Den Rückwärtsplan für eine einzelne Gesellschaft liefert Jahresabschluss offenlegen: der Zeitplan.

Der Bestand am 7. August 2026 in Zahlen

Ein Geschäftsführer rechnet am 7. August 2026 nach. Vier Gesellschaften, vier Antworten am selben Tag:

• Beteiligungs-AG: Fristende 30.04.2026, seit 99 Kalendertagen abgelaufen.
• Projekt-UG: Fristende 30.09.2026, noch 54 Kalendertage.
• Holding GmbH: Fristende 31.12.2026, noch 146 Kalendertage.
• Vertriebs-GmbH: Fristende 30.06.2027, noch 327 Kalendertage.

Zwischen der überfälligen und der entspanntesten Gesellschaft liegen an diesem Tag 426 Kalendertage. Ein Sammeltermin hätte diese vier Zahlen zu einer einzigen gemacht, und zwar zur falschen.

Für die drei Gesellschaften mit Jahresfrist rechnet RegisterRadar genau diese Zeilen. Sie hinterlegen je Gesellschaft Rechtsform, Größenklasse, Abschlussstichtag und ein Kennzeichen für eine Gesellschafter- oder Geschäftsführeränderung; daraus entstehen Fristende, Resttage und Ampel: grün über 90 Resttagen, gelb bei 90 oder weniger, rot nach Ablauf. Die verkürzte Frist des § 325 Abs. 4 Satz 1 HGB kennt die App nicht: Für die Beteiligungs-AG steht dort der 31.12.2026, dieses eine Fristende führen Sie außerhalb. Ist das Kennzeichen gesetzt, blendet sie den Hinweis auf § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG ein, je Gesellschaft getrennt; einen Jahresabschluss nimmt sie nicht entgegen, reicht nichts beim Unternehmensregister ein und meldet nichts an das Transparenzregister. Der Tarif Radar kostet 4 Euro im Monat für bis zu drei Gesellschaften, der Tarif Holding 49 Euro ohne Begrenzung; der Tarif Einreichung ist geplant.

Häufige Fragen

Gilt für alle meine Gesellschaften dieselbe Offenlegungsfrist?

Nur wenn alle denselben Abschlussstichtag haben und keine davon kapitalmarktorientiert ist. Die Frist des § 325 Abs. 1a Satz 1 HGB läuft je Gesellschaft ein Jahr ab deren Abschlussstichtag. Ein abweichendes Geschäftsjahr oder ein Rumpfgeschäftsjahr verschiebt das Fristende einer einzelnen Gesellschaft, ohne die anderen zu berühren. Bei einer Kapitalgesellschaft im Sinn des § 264d HGB beträgt die Frist längstens vier Monate (§ 325 Abs. 4 Satz 1 HGB), auch bei gleichem Stichtag.

Kann eine Holding die Transparenzregister-Meldung für ihre Tochtergesellschaften erledigen?

Abgeben kann sie die Meldung, die Pflicht nimmt sie den Töchtern damit nicht ab. § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG verpflichtet juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften, die Angaben nach § 19 Abs. 1 GwG einzuholen, aktuell zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich mitzuteilen. Wer die Meldung praktisch abgibt, ist eine Frage der Arbeitsteilung; die Pflicht bleibt bei jeder Gesellschaft einzeln.

Was passiert, wenn ich bei zwei Gesellschaften die Frist versäume?

Dann sind es zwei Vorgänge. Das Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB knüpft an die einzelne Kapitalgesellschaft an; es richtet sich gegen das vertretungsberechtigte Organ und kann daneben gegen die Gesellschaft geführt werden (§ 335 Abs. 1 Satz 2 HGB). Der Rahmen beträgt mindestens 2.500 und höchstens 25.000 Euro (§ 335 Abs. 1 Satz 4 HGB). Für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften im Sinne des § 264d HGB gelten nach § 335 Abs. 1a HGB deutlich höhere Rahmen.

Reicht ein gemeinsamer Termin im Dezember für alle Gesellschaften?

Nur bei einheitlichem Abschlussstichtag zum 31. Dezember. Sonst liegt der Termin für einen Teil des Bestands nach dem jeweiligen Fristende. Bei einer kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaft im Sinn des § 264d HGB beträgt die Frist ohnehin längstens vier Monate (§ 325 Abs. 4 Satz 1 HGB).

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.